4 Fatores de Sucesso para uma boa Gestão de Times Ágeis: GESTÃO DE ENTREGÁVEIS.
Nos artigos anteriores falamos dos 3 itens que mais exigem dos líderes. Ter seu time comprometido, fazer com seu time atinja a alta performance ou alto desempenho e a gestão de partes interessadas ou pessoas que estão fora da sua organização, mas que de alguma maneira impactam seu projeto/meta/objetivo.
Nesta 4ª parte iremos abordar a melhor entre todas, as entregas. Quando falamos de projetos, normalmente os dividimos em 5 fases: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. A Gestão dos Entregáveis compõe a fase de Monitoramento e Controle, onde medimos e apresentamos os resultados a todo o time.
Mas o que são “Entregáveis”? Bom, podemos dizer que é tudo aquilo que você entrega, seja um produto acabado, uma atividade realizada e/ou uma documentação de um determinado projeto.
Como ferramentas de apoio para que o líder/gerente do projeto consiga realizar uma boa gestão, podemos citar as mais relevantes: Asana, Monday, Trello, TeamGantt, LucidChart, MS Project e de longe os mais usados que são o Excel e o Power Point. Exatamente, com tantos softwares no mercado, ainda usamos muito essas duas ferramentas, entre alguns motivos posso citar a praticidade, custo de licença, funciona tanto online quanto off-line e a maioria das pessoas com quem você irá compartilhar conseguirá abrir e visualizar, pois já estão familiarizados com essas ferramentas.
Eu costumo usar bastante o MS Project e o Asana, devido à complexidade dos projetos onde eu atuo, mas não dispenso o Excel e o Power Point. Vou apresentar abaixo dois exemplos de como fazer a gestão de entregas usando essas duas ferramentas (Excel / Power Point).
Exemplo de Timeline ou Linha do Tempo: nessa ferramenta você consegue ter uma visão clara de dependências de atividades, concorrência de recursos, para quando está previsto a entrega de cada tarefa bem como de todo o projeto e deixar todos cientes do que precisa fazer e quando.
Exemplo de Status Report ou Relatório de Status: com essa ferramenta você irá comunicar o andamento do projeto a todos os envolvidos, sejam ele internos ou externos. Normalmente o Status Report é enviado semanalmente ao time, contém as principais atividades da semana (realizadas, em andamento e futuras), importante colocar também os novos riscos mapeados, pendências, atrasos e desafios. Entenda que não é um relatório para apresentar coisas boas e comemorar, é uma ferramenta que te ajudará a chamar o time para a responsabilidade, é preciso ter clareza e apresentar o que realmente está acontecendo no projeto.
É isso, espero que você tenha aproveitado bem essa série de artigos e que tenha conseguido aplicar algumas das coisas que mencionei, seja comportamental ou ferramentas práticas.
Através do Núcleo Camaleão, me coloco à disposição para falarmos sobre esses ou outros assuntos que tenham a ver com Gestão, Inovação e Sustentabilidade. Espero que tenham gostado dessa série. Até a próxima!
Anderson Paiva, MCTS, PMP